Rezervace pro velké skupiny: jak online spojovat stoly a nepřicházet o oslavy

Narozeninová oslava, firemní večírek, sraz spolužáků. Skupiny o osmi, deseti nebo dvanácti lidech jsou pro podnik dobrý večer, jenže v online rezervacích se často ztratí. Většina rezervačních formulářů nabízí jen jeden stůl, a když se skupina k žádnému nevejde, host dostane „plno“, i když máte volné menší stoly hned vedle sebe. Ukážeme, jak rezervace pro velké skupiny přijímat online, jak u toho spojovat stoly a jaké pojistky nastavit, aby vám jedna rezervace nezabrala celý podnik.

Proč velké skupiny končí u telefonu

Velkých stolů má každý podnik jen pár. Typická restaurace nebo bar stojí na stolech pro dva a pro čtyři, které obsluha podle potřeby přisune k sobě. Online formulář o tom ale neví: pro osm lidí hledá stůl s osmi místy, a když ho nenajde, rezervaci nepustí. Host pak:

• volá, a to zrovna ve chvíli, kdy máte plné ruce práce,
• píše e-mail nebo zprávu večer a odpověď čeká do druhého dne,
• nebo to vzdá a zarezervuje si podnik, kde to šlo na pár kliknutí.

U skupiny přitom nejde o jednoho hosta, ale o celý stůl lidí, kteří přijdou najednou a objednávají spolu. Vyplatí se jim cestu co nejvíc usnadnit.

Tři způsoby, jak přijímat rezervace pro skupiny

Žádná z cest není jediná správná. Hodně podniků kombinuje: běžné skupiny si stoly spojí online, výjimečně velké akce se domlouvají osobně.

Na co myslet, než spojování stolů povolíte

Spojování stolů online je pohodlné pro hosty, ale podnik by měl mít pod kontrolou, co se děje. Než ho zapnete, ujasněte si pět věcí:

1. Které stoly jde opravdu přisunout. Box u okna, vysoký stůl u baru nebo stůl přišroubovaný k podlaze ke spojování nepatří.
2. Jak velká skupina smí rezervovat online. Jedna rezervace by neměla zabrat celý podnik. Větší akci je lepší probrat po telefonu.
3. Žádný stůl navíc. Skupina o šesti lidech by neměla zabrat tři stoly pro čtyři, když jí stačí dva.
4. Co když stoly poskládat nejde, ale místo máte. Raději žádost, kterou posoudíte, než host, který odejde jinam.
5. Přehled pro obsluhu. Během večera musí být jasné, které stoly patří k jedné skupině.

Jak spojování stolů funguje v Tabloy

V rezervačním systému Tabloy spojují stoly hosté ve widgetu s výběrem stolu na plánku a vy v administraci. Funkce je ve všech tarifech včetně Free.

Co vidí host

1. Vybere den a čas, na jak dlouho přijde a kolik jich bude.
2. Na plánku jsou zeleně jen stoly, které pro jeho skupinu dávají smysl, ostatní jsou zašedlé. Když se skupina vejde k jednomu stolu, vybírá jeden stůl jako dřív.
3. Když se nevejde, widget mu poradí, ať spojí víc stolů. Klepne na první stůl a zeleně se označí stoly, které může přidat (se značkou „+“).
4. Nad tlačítkem Pokračovat vidí, kolik míst už má, třeba „Vybráno 4 z 8 míst“. Jakmile místa stačí, pokračuje k údajům a rekapitulaci.

Systém hostovi nedovolí vzít stůl navíc: když už vybrané stoly stačí, další přidat nejde. Rezervace pak drží všechny vybrané stoly a host v potvrzovacím e-mailu vidí, kde bude sedět, například „Stůl 6A + Stůl 6B“.

Co nastavíte vy

Spojování stolů hosty je ve výchozím stavu vypnuté. Zapnete ho v administraci v Nastavení → Nastavení rezervací, v části „Spojování stolů hosty“:

• Vypnuto: host vybírá jeden stůl a větší skupina vám zavolá.
• Přednostně vedle sebe: widget nabídne nejdřív sousední stoly. Když vedle vybraného stolu nic volného není, může host přidat i jiný volný stůl. Sedí pak odděleně a widget mu poradí, ať případné přání sedět spolu napíše do poznámky.
• Jakékoli stoly: host spojí jakékoli volné stoly z jednoho plánku.

Jako „vedle sebe“ systém bere stoly, které se na plánku dotýkají, nebo je mezi nimi nejvýš jedno prázdné pole. Proto je důležité mít plánek zakreslený tak, jak stoly opravdu stojí.

V Mapě stolů pak u každého stolu rozhodnete, jestli ho hosté smí spojit s jinými (volba „Hosté ho smí spojit s jinými stoly“, ve výchozím stavu zapnutá). Vypněte ji u boxu nebo stolu u baru, který k jinému stolu nepřisunete. Dokud spojování používáte, editor plánku značkou řetězu ukazuje, které stoly si hosté spojí jako stoly vedle sebe, a přeškrtnutou značkou stoly, které spojit nejdou.

Pojistka proti zablokování podniku

Přes spojené stoly jde online rezervovat nejvýš polovinu míst na plánku. Když má plánek dohromady 36 míst, widget nabídne skupinu nejvýš pro 18 lidí. Limit se počítá poměrně, takže dává smysl v malé kavárně i ve velké restauraci. Větší skupině widget poradí, ať se ozve přímo vám.

Rezervace po telefonu: spojíte jakékoli stoly

V administraci spojujete stoly vždy, i když mají hosté spojování vypnuté. Když zapisujete rezervaci po telefonu a žádný volný stůl pro skupinu nestačí, Tabloy sám navrhne spojení a vy ho jedním kliknutím použijete, nebo přidáte další stůl ručně. U existující rezervace otevřete v detailu změnu stolu a zapněte „Spojit víc stolů“.

Když stoly poskládat nejde: žádost o rezervaci

Stává se, že podnik má v daný čas dost volných míst, jen jsou rozházená po menších stolech a spojit je podle vašich pravidel nejde. Místo „plno“ pak widget hostovi nabídne Poslat žádost o rezervaci:

• rezervace vznikne bez stolů a vždy čeká na vaše potvrzení, i když jinak rezervace schvalujete automaticky,
• dostanete upozornění v administraci a e-mail „Žádost o rezervaci – chybí stoly“ s odkazem rovnou do detailu,
• stoly skupině přiřadíte sami a rezervaci potvrdíte, host dostane potvrzení e-mailem,
• když na žádost delší dobu nereagujete, Tabloy vám ji jednou připomene,
• když skupinu přijmout nemůžete, host po odmítnutí dostane vlídný e-mail s odkazem na výběr jiného termínu.

Pokud volná místa nestačí ani tak, widget hostovi nabídne jiný čas, a když máte zapnutý čekací seznam (tarify Pro a Business), i zápis na něj.

Během večera: Provoz

Na obrazovce Provoz mají spojené stoly ikonu řetězu a po výběru jednoho se zvýrazní i ostatní stoly skupiny. Když skupina dorazí, obsluha odklepne příchod u kteréhokoli z jejích stolů a skupina se usadí ke všem najednou. Uvolnění stolu po odchodu uvolní všechny stoly skupiny.

Tipy pro plánek, aby spojování fungovalo

• Kreslete plánek podle skutečnosti. Stoly, které obsluha přisouvá k sobě, mají být i na plánku vedle sebe, jinak je systém za sousední nepovažuje.
• Řady stolů nechte u sebe. Mezi stoly v jedné řadě nechávejte nejvýš jedno prázdné pole.
• Vypněte spojování tam, kde nedává smysl. Boxy, stoly u baru, venkovní stoly v jiné části zahrádky.
• Začněte volbou „Přednostně vedle sebe“. „Jakékoli stoly“ zapněte, až když víte, že skupině nevadí sedět odděleně nebo stoly snadno přenesete.
• Vyzkoušejte si to. Po úpravě plánku si zkušebně zarezervujte stůl pro větší skupinu ve vlastním widgetu a podívejte se, co host uvidí.

Widget na web vložíte podle návodu Jak vložit rezervační widget na web. A protože u velké skupiny bolí nepříchod víc než u dvojice, hodí se i tipy z článku Jak snížit no-show v restauraci.

Časté otázky

Musí host vybírat víc stolů?

Ne. Když se skupina vejde k jednomu stolu, vybírá jeden stůl jako dřív. Víc stolů widget nabídne, jen když je to potřeba.

Může si host vzít víc stolů, než potřebuje?

Ne. Tabloy nepustí rezervaci, ve které je stůl navíc. Skupina o šesti lidech nezabere tři stoly pro čtyři.

Co když skupina chce sedět spolu, ale vedle sebe nic volného není?

S volbou „Přednostně vedle sebe“ si host může vybrat i stoly od sebe a přání sedět spolu napíše do poznámky. Vy pak skupinu můžete v administraci přesadit. Pokud stoly podle nastavení spojit nejde vůbec, ale místo máte, host pošle žádost o rezervaci.

Jak velkou skupinu si hosté zarezervují online?

Přes spojené stoly nejvýš pro polovinu míst na plánku. Větší skupinu widget nenabídne a poradí hostovi, ať se ozve přímo vám.

V jakém tarifu spojování stolů je?

Ve všech, včetně tarifu Free. Kolik stolů a plánků který tarif obsahuje, najdete v ceníku.

Můžu spojit stoly i u rezervace, kterou zapisuji sám?

Ano, v administraci spojíte jakékoli stoly vždy, bez ohledu na to, co mají povolené hosté.

Shrnutí

Velké skupiny nemusí končit u telefonu. Když hostům dovolíte spojit stoly, které k sobě opravdu přisunete, a nastavíte rozumný limit, projde online většina skupinových rezervací. Na zbytek je žádost o rezervaci, kterou posoudíte sami, a velké akce, které se domlouvají osobně.