Rezervační systém zdarma: co dostanete a kde jsou háčky

„Rezervační systém zdarma“ zní jako jasná volba: nic neplatíte a rezervace chodí online. Jenže „zdarma“ může znamenat čtyři úplně různé věci a některé z nich vás nakonec stojí víc než měsíční paušál. Projděte si, co od bezplatné verze čekat, kde bývají háčky a podle čeho poznáte, že vám zdarma přestalo stačit.

Co všechno se schovává za slovo „zdarma“

1. Bezplatný tarif s limity

Systém je zdarma natrvalo, ale jen do určitého počtu rezervací, stolů nebo uživatelů. Pro menší podnik je to často nejpoctivější varianta: víte přesně, co dostanete, a platit začnete, až když porostete.

2. Zkušební verze

Plná verze na 14 nebo 30 dní. Na vyzkoušení skvělé, jen si ohlídejte, co se stane po jejím konci. Jestli systém přejde na bezplatný tarif, nebo vám začne strhávat peníze z karty, kterou jste zadali při registraci.

3. Zdarma pro podnik, placené za hosta

Typické pro rezervační portály. Registrace a měsíční poplatek nic nestojí, ale za každou rezervaci nebo každého hosta zaplatíte poplatek. Při pár rezervacích týdně je to levné, u plné restaurace to za měsíc snadno přesáhne běžný paušál.

4. Zdarma za cenu dat

Některé služby nevybírají peníze, ale hosté rezervují pod jejich značkou a kontakty na ně zůstávají jim. Portál pak může vašim hostům nabízet i konkurenční podniky.

Co by měla umět i bezplatná verze

Pokud bezplatný systém nesplní tohle minimum, nemá smysl ho zkoušet:

• rezervační formulář na váš web, Google profil a Instagram,
• hlídání otevírací doby a kapacity, aby se dva hosté nesešli u jednoho stolu,
• potvrzovací e-mail hostovi a upozornění vám na novou rezervaci,
• připomínku před návštěvou a zrušení rezervace jedním kliknutím,
• přehled rezervací na den, se kterým obslouží i obsluha z mobilu,
• export kontaktů na hosty, abyste o ně při odchodu nepřišli.

Hlavně na připomínky se vyplatí dát pozor. Bez nich budete prázdné stoly řešit telefonem. Proč na nich tolik záleží, píšeme v článku jak snížit no-show v restauraci.

7 háčků, na které si dát pozor

1. Co se stane, když vyčerpáte limit rezervací

Většina bezplatných tarifů má měsíční strop. Zeptejte se, co se stane s rezervací, která přijde nad limit. Zahodí ji systém potichu, nebo vás upozorní? Uvidí host srozumitelnou zprávu, nebo chybu? A dá se limit navýšit jen na jeden měsíc, třeba v prosinci?

2. Poplatek za hosta, který se schová v podmínkách

„Zdarma“ na úvodní stránce a poplatek za rezervaci v ceníku. Spočítejte si, kolik rezervací měsíčně máte, a vynásobte je poplatkem. Teprve to číslo porovnávejte s paušálem.

3. Komu patří kontakty na hosty

Ověřte si, jestli si seznam hostů můžete kdykoli stáhnout (třeba do tabulky) a jestli je po vašem odchodu systém nesmaže dřív, než si je uložíte. Kontakty na stálé hosty jsou to nejcennější, co z rezervací máte.

4. Cizí značka ve formuláři a e-mailech

U bezplatných verzí je běžné, že formulář nebo potvrzovací e-mail nese logo výrobce. To je férová cena za službu zadarmo. Zjistěte ale, jak výrazné to je a jestli hosta značka neodvádí jinam, například na seznam dalších podniků.

5. Funkce, které chybí právě tam, kde je potřebujete

Bezplatná verze někdy umí rezervaci přijmout, ale už neposílá připomínky, nemá mapu stolů nebo dovolí jen jeden účet pro celý podnik. Projděte si srovnání tarifů řádek po řádku, ne jen nadpisy.

6. Zkušební verze, která chce kartu

Když zkušební verze vyžaduje platební kartu, zapište si do kalendáře den, kdy končí. Lepší je systém, který po zkušební době sám přejde na bezplatný tarif a nic nestrhne, dokud se pro placený plán sami nerozhodnete.

7. Skok na první placený tarif

Podívejte se, kolik stojí další krok. Bezplatný start je k ničemu, když po překročení limitu musíte rovnou na tarif za dva tisíce měsíčně. Ideální je mezistupeň pro podniky, které z bezplatné verze jen trochu vyrostly.

Kdy vám zdarma stačí a kdy už ne

Jednoduchý přepočet: limit 50 rezervací měsíčně znamená zhruba 12 rezervací týdně. To bohatě stačí kavárně, menšímu bistru nebo baru, kde většina hostů přijde bez rezervace.

Dobré znamení je, když vás systém před vyčerpáním limitu sám upozorní. Pak se můžete rozhodnout v klidu, ne v pátek večer.

Kontrolní seznam

• Vím, jestli je to bezplatný tarif, zkušební verze, nebo poplatek za hosta.
• Znám měsíční limit rezervací a vím, co se stane, když ho překročím.
• Systém posílá potvrzení i připomínky už v bezplatné verzi.
• Kontakty na hosty si můžu kdykoli vyexportovat.
• Vím, jak výrazná je značka výrobce ve formuláři a e-mailech.
• Po zkušební verzi se mi nic samo nestrhne.
• Znám cenu prvního placeného tarifu.

Jak je to v Tabloy

Tabloy má bezplatný tarif Free natrvalo, bez poplatků za hosty a bez karty. Obsahuje 50 rezervací měsíčně, 8 stolů s mapou, jeden rezervační formulář a dva uživatele. Hosté dostávají potvrzení s pozvánkou do kalendáře i připomínky, obsluha vidí stoly na živém plánku v sekci Provoz a kontakty na hosty si můžete kdykoli stáhnout. Ve formuláři a e-mailech je malý odznak „Rezervace přes Tabloy“.

Když limit vyčerpáte, dáme vám vědět e-mailem a host uvidí, že online rezervace jsou dočasně nedostupné a má vám zavolat. Od dalšího měsíce se počítá znovu. Po registraci máte navíc 14 dní všechny funkce tarifu Pro bez karty. Potom účet sám přejde na Free a nic se nestrhne. Nejbližší placený tarif Start stojí 390 Kč měsíčně (konečná cena, DPH se nepřičítá) a zvedne limit na 300 rezervací. Všechny tarify najdete v ceníku, a jak formulář dostat na web, ukazuje návod na vložení widgetu.